Inscrire des étudiants ou des collègues à un cours : comprendre les méthodes d'inscription

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Printed by:	Invitita
Date:	merkredo, 20 de Aŭgusto 2025, 23:47

Enhavtabelo

1. Que sont les méthodes d'inscription ?

1. Que sont les méthodes d'inscription ?

Pour que vos étudiants aient accès à vos ressources sur la plateforme de cours, ils doivent d'abord être inscrits à vos cours. Ce tuto va vous présenter les différentes méthodes d'inscription, de la plus simple à la plus complexe. Vous aurez également dans ce tuto des exemples de contextes dans lesquels ces méthodes peuvent être utilisées.

Situation initiale

Voici comment ça fonctionne par défaut :

Votre scolarité vous programme votre cours dans l'emploi du temps ADE. Ce cours contient le code de l'enseignement (le code ELP qui apparaît au début du nom du cours), TD ou CM, le nom de l'enseignement, votre nom, le créneau horaire, la salle, et les étudiants ;
Vous utilisez la procédure d'activation pour créer le cours. Ce cours n'existe pas tant que vous ne l'avez pas activé ;
Vous êtes l'enseignant, donc vous avez été inscrit manuellement au cours ;
Moodle récupère les informations d'ADE pour inscrire les étudiants. Il crée une méthode d'inscription par synchronisation ADE pour chaque groupe d'étudiant. Si vous donnez deux fois le même enseignement dans une semaine, vous aurez deux groupes d'étudiants dans votre cours. Les listes sont synchronisées, si les listes d'étudiants sont modifiées par la scolarité, les changements seront effectifs dans votre cours Moodle après une nuit.

Mais si je veux inscrire d'autres personnes ?

Dans ce cas, selon les personnes que vous voulez inscrire, vous allez devoir utiliser d'autres méthodes d'inscription que vous allez créer vous-même (ou utiliser celles qui existent déjà).

Une "méthode d'inscription" est un outil utilisé par Moodle pour inscrire des utilisateurs à un cours. Chacune d'entre elles est différente, mais l'objectif est toujours le même : ajouter des gens à votre cours. La méthode définit qui sont les personnes qui ont accès à votre cours, et le rôle que ces personnes auront dans votre cours (en général, étudiant ou enseignant).

Ces méthodes seront présentées dans la suite de ce tuto.

1.1. L'inscription manuelle

L'inscription manuelle est la méthode d'inscription la plus simple à manipuler. Pour l'utiliser, vous devez vous rendre dans votre cours, cliquer sur participants (1), puis sur Inscrire des utilisateurs (2) :

Entête Cours Moodle, mise en valeur des boutons Participants et Inscrire des utilisateurs

Cliquer sur le bouton Inscrire des utilisateurs ouvre le panneau d'inscription manuelle. Dans ce panneau vous avez deux éléments à spécifier :

Trouver la personne que vous voulez inscrire à votre cours (1) ;
La sélectionner (2) ;
Décider du rôle que vous allez lui donner (3).

Tout d'abord, vous devez chercher la personne que vous voulez inscrire avec le champ de recherche. Vous pouvez chercher avec le nom, le prénom, l'adresse mail, le numéro étudiant... Mais la meilleure manière de procéder reste l'adresse mail. Les noms et prénoms sont à risque pour cause d'homonymie, ou de noms usuels différents du nom légal, etc. . Donc, si vous voulez inscrire manuellement une personne à votre cours, utilisez son adresse email pour être sûr à 100% d'identifier la bonne personne.

Ensuite, cliquez sur le nom de la personne qui apparaît pour qu'elle apparaisse sélectionnée. Elle apparaîtra au-dessus du champs de recherche, surlignée en verts, comme le compte de test Salomé Runi dans l'exemple au-dessus.

Enfin, vous devez choisir le rôle de la personne. Vous pouvez nommer une personne Étudiant, Enseignant, Enseignant non-éditeur ou Gestionnaire. Chaque rôle dispose de différentes capacités dans le cours, à vous de voir celui qui convient le mieux dans votre contexte.

Lorsque vous avez terminé : n'oubliez pas de cliquer sur "Inscrire les utilisateurs et cohortes sélectionnées". Les personnes que vous venez d'inscrire apparaîtront dans la liste des participants, avec le rôle que vous leur avez attribué.

Pour désinscrire du cours une personne inscrite manuellement, trouvez son nom dans la liste des participants, puis cliquez sur la petite poubelle dans la dernière colonne de droite, au niveau de son nom.

1.2. L'auto-inscription

Si vous créez une méthode d'auto-inscription, les étudiants pourront s'inscrire d'eux-mêmes à un cours. Vous pouvez utiliser cette méthode pour, pas exemple, gérer les étudiants co-accrédités qui n'existent pas dans Apogée. Ou pour créer un cours auquel des utilisateurs peuvent s'inscrire s'ils le souhaitent, mais ne sont pas obligés.

Pour commencer, vous devez vous rendre sur la page des méthodes d'inscription. Pour cela, cliquez sur Participants (1). Puis sur la page des participants, couvrez le menu déroulant et cliquez sur Méthodes d'inscription (2).

Accès à la page des méthodes d'inscription

Sur la page des méthodes d'inscription, cliquez sur Ajouter méthode > Auto-inscription. Voici l'écran de paramétrage de la méthode :

Écran de paramétrage d'une méthode d'auto inscription

La plupart des paramètres ne vous seront pas utiles dans vos usages, donc je vais vous renvoyer à la documentation Moodle sur l'auto-inscription si besoin. Par contre, un paramètre intéressant est la Clef d'inscription . Ce paramètre vous permet de mettre un mot de passe. Donc entrez le mot de passe que vous voulez mettre, partagez à vos étudiants l'url du cours et le mot de passe, seuls vos étudiants pourront s'inscrire au cours.

Pour plus d'informations sur l'auto-inscription, ou si vous avez des besoins spécifiques, contactez pedagogies@univ-lyon2.fr .

1.3. L'accès anonyme

Si vous activez l'accès anonyme, n'importe quelle personne disposant d'un compte sur la plateforme peut accéder au contenu de votre cours. Ces personnes ne sont pas considérées comme inscrites au cours, ce qui entraîne certaines limitations.

Activer l'accès anonyme

Dans votre cours, rendez-vous dans Participants, puis dans Méthodes d'inscription. Par défaut, une méthode d'accès anonyme existe dans chaque cours, mais elle est désactivée par défaut. Pour l'activer, cliquez sur le bouton qui ressemble à un petit oeil barré (1). Pour ajouter un mot de passe, cliquez sur la roue dentée (2). Si vous le faites, il faudra qu'un lecteur éventuel connaisse le mot de passe pour lire le contenu de votre cours.

Activation d'une méthode d'accès anonyme dans un cours Moodle

Qu'est-ce que ça implique ?

Une personne qui accède anonymement à votre cours peut lire ce qui se trouve dedans, mais n'est pas considérée comme inscrite à votre cours. Un cours à accès anonyme sur la plateforme de cours de Lyon 2 est accessible à n'importe qui qui a une adresse Lyon 2. Un cours à accès anonyme sur Moodle Ouvert est accessible à... tout le monde sur Internet.

Par contre, un utilisateur anonyme ne peut pas interagir avec le cours. Donc il ne peut pas déposer de fichier, faire un examen, recevoir une note, écrire dans un message dans un forum, etc. Un utilisateur anonyme est un lecteur uniquement. L'accès anonyme est un mode d'accès au cours particulièrement limité qui permet de donner facilement du contenu à lire à des utilisateurs.

Exemple

Le cours que vous lisez actuellement est en accès anonyme. Tout le monde peut y accéder sans authentification. L'auteur du cours l'a paramétré ainsi pour qu'un maximum de personnes puisse y accéder, sans aucune limite.

1.4. Les liens méta cours

Un lien méta cours permet de lier les inscriptions d'un cours Parent aux inscriptions d'un cours Enfant. Le cours Enfant récupère toutes les inscriptions du cours Parent. Si les inscriptions du cours Parent sont modifiées, alors celles du cours Enfant le sont également.

Comment mettre en place un lien meta-cours ?

Comme d'habitude, allez dans Participants, puis Méthodes d'inscription dans le menu déroulant à gauche. Choisissez Ajouter méthode > Lien meta-cours.

Ajout d'un lien meta cours dans les méthodes d'inscription

Le paramétrage est succin. Tout d'abord, vous utilisez le champ de recherche pour sélectionner le cours Parent. Quand vous l'aurez trouvé avec la recherche, n'oubliez pas de cliquer dessus pour le sélectionner. Le paramètre suivant vous permet de regrouper tous les étudiants ainsi inscrits dans un groupe. Vous pouvez sélectionner un groupe déjà existant dans lequel ajouter les étudiants, ou créer un nouveau groupe. Le nouveau groupe aura comme nom "Cours [nom du cours Parent]".

Paramétrage d'un lien meta cours

Précautions d'usage

Vous ne pouvez faire de liens qu'entre deux cours dont vous êtes l'enseignant, vous ne pouvez pas utiliser cette méthode pour inscrire les étudiants d'un cours que vous ne gérez pas.

Les étudiants sont synchronisés entre le cours Parent et le cours Enfant. Si les inscriptions sont modifiées dans le premier, ces modifications seront reportées dans le second.

Vous ne pouvez pas désinscrire manuellement étudiant inscrit via un lien meta cours. Il faudrait pour cela supprimer la méthode (et donc désinscrire tous les étudiants inscrits), ou désinscrire l'étudiant dans le cours Parent.

Cette méthode n'inscrit que les étudiants du cours Parents, l'inscription des enseignants est toujours manuelle.

1.5. L'inscription par code Élément

Cette méthode d'inscription permet d'inscrire tous les étudiants qui suivent un enseignement à un seul cours unique. Vous pouvez l'utiliser pour créer un cours avec tous les étudiants d'un CM ou d'un TD, peu importent le nombre de créneaux horaires ou d'enseignants.

Chacun des cours activés sur la plateforme Moodle a un nom. Au début de ce nom, il y a un code de 8 caractères. Ce code représente l'enseignement. Prenons l'exemple d'un cours fictif :

23BBAC02-TD-Histoire contemporaine 2(Valentin Famelart)

Code Élément - Type d'enseignement - Nom du cours (Nom de l'enseignant)

Ce qui nous intéresse, c'est le code Élément. Tous les cours "Histoire contemporaine 2" de ce semestre ont le même code Élément, "23BBAC02". On peut utiliser ce code pour inscrire tous les étudiants qui suivent cet enseignement, peu importe le nombre d'enseignant.

Comment faire ?

Pour commencer, rendez-vous dans votre cours et cliquez sur Participants (1). Puis cliquez sur "Inscription en masse Lyon 2" (2)

Capture d'écran pointant sur le bouton Participants puis sur le bouton Inscription en masse Lyon 2

Vous avez face un vous un champ de recherche dans lequel vous pouvez taper ou copier-coller le code Élément de votre cours (sans espace avant/après). Dans le menu déroulant à la suite, choisissez "Apogée Groupe". Cliquez ensuite sur la loupe. Vous verrez apparaître tous les groupes d'étudiants qui suivent cet enseignement, mais qui ne sont pas encore inscrit au cours Moodle. Cochez les groupes que vous voulez inscrire puis enregistrez.

Copie d'écran de la page d'inscription de masse, un enseignement a été cherché et le système a trouvé plusieurs groupes

Sur la capture d'écran si dessus, vous voyez que l'enseignement dont le code est 23BBAC02 a six groupes d'étudiants disponibles : les groupes de TD 001 à 006. Je peux inscrire trois d'entre eux en cochant et en enregistrant. La plateforme va automatiquement me renvoyer vers la page des méthodes d'inscription, et m'afficher ceci :

Page des méthodes d'inscription, le groupe TD001 a 43 étudiants, le TD002 est vide, le TD003 a 40 étudiants.

Vous voyez que les trois méthodes d'inscription ont été créées. Le premier groupe a 43 étudiants. Le second est vide. Le troisième a 40 étudiants.

Les étudiants seront rangés un peu plus tard dans des groupes intitulés TD001, TD002 et TD003.

Si les inscriptions sont modifiées côté scolarité, elles le seront également côté Moodle avec cette méthode.

Cette méthode ne fonctionne que sur la plateforme de cours institutionnelle, pas sur Moodle Ouvert.

1.6. L'inscription par Apogée

Apogée, pour "Application Pour la Gestion des Enseignements et des Étudiants" est l'application qui gère entre autre les inscriptions administratives. Par conséquent, Apogée tient un registre de tous les étudiants de chaque diplôme et de chaque année. La méthode suivante permet d'inscrire dynamiquement tous les étudiants d'une entrée d'Apogée à un cours Moodle.

Pourquoi faire ?

Pour faire des cours avec BEAUCOUP d'étudiants dedans. Exemple :

Un cours avec tous les étudiants de licence de l'université, pour transmettre des informations transversales ;
Un cours avec tous les étudiants d'une composante, pour mettre à disposition des contenus pédagogiques dont ils auront tous besoin ;
Un cours commun à tous les étudiants de master d'une composante ;
Un module de formation pour tous les étudiants d'un diplôme ;
etc.

Bref, on peut utiliser cette méthode d'inscription dans tous les cas où on veut mettre à disposition des données à beaucoup d'étudiants qui ne sont pas tous rattachés au même élément pédagogique.

Comment on fait ?

Chaque diplôme est représenté dans le système d'information par un code, constitué du Code Diplôme et de la Version Diplôme. Ces codes peuvent être trouvés sur l'intranet, dans le référentiel de l'offre de formation (lien à jour janvier 2023, si le lien est mort, contactez pedagogies@univ-lyon2.fr pour qu'il soit mis à jour).

Mettons que vous vouliez inscrire tous les étudiants d'un diplôme à un cours Moodle. Commencez par télécharger la version Excel du référentiel pour trouver le code et la version du diplôme. Vous pouvez utiliser les filtres Excel pour naviguer plus facilement ce fichier massif. Trouvez votre diplôme, récupérez le code diplôme et la version diplôme (colonnes E et F).

Ensuite, rendez-vous dans le cours dans lequel vous voulez inscrire tous les étudiants d'un diplôme. Cliquez sur Participants, puis Inscription en masse Lyon 2. Sur cette page, entrez le code diplôme (1), choisissez "apogée diplome" à droite (2), puis cliquez sur la loupe pour afficher les diplômes correspondant. Exemple :

Recherche d'un diplôme Apogée dans l'inscription en masse Lyon 2

Dans cette capture d'écran, j'ai cherché un code diplôme (qui correspond à la L3 de psycho). Ma recherche me renvoie les différents types de L3 de psycho existants dans le référentiel. Je peux ensuite utiliser la version, c'est à dire les trois chiffres après le / pour identifier quelle L3 de psycho je veux inscrire à mon cours. Je peux inscrire plusieurs L3 à la fois, si je le souhaite. Il me suffit de cocher et d'enregistrer.

Si vous souhaitez inscrire encore plus de diplômes à la fois, le champ autorise les codes partiels. Si vous cherchez "LNNA" vous affichez les codes de toutes les licences de psycho.

Cette méthode fonctionne également avec des codes Etape ! Rentrez votre code ETP, choisissez Apogée etape dans le menu déroulant et validez. Vous aurez la liste des groupes d'étudiants correspondant à ce code qui apparaîtra.

Ces méthodes d'inscription sont dynamiquement synchronisées avec Apogée. Si les listes sont modifiées côté Apogée (si un étudiant part ou arrive en cours d'année) alors les inscriptions seront également modifiées sur Moodle.

Cette méthode ne fonctionne que sur la plateforme de cours institutionnelle, pas sur Moodle Ouvert.

1.7. Supprimer des méthodes d'inscription

Parfois vous pourrez vouloir supprimer certaines méthodes d'inscription. Cela peut se produire pour des raisons techniques, pour corriger une erreur, ou pour des raisons pédagogiques. Voici comment procéder.

Quelques précautions à prendre :

Si vous supprimez une méthode d'inscription, vous désinscrivez également tous les utilisateurs inscrits avec cette méthode. Si vous recréez ensuite la méthode, vous devrez reprendre les inscriptions du début. Donc faites attention en particulier aux méthodes auto-inscription et inscription manuelle, vous pouvez perdre des utilisateurs en les supprimant ;
Vous pouvez tout à fait vous désinscrire de votre propre cours en supprimant la méthode inscription manuelle et vous retrouver bloqué dehors ;
Sur la plateforme de cours, si vous supprimez une méthode "Apogée groupe (auto)", celle-ci sera recréée automatiquement après une nuit par la synchronisation automatique. Les inscriptions automatiques des étudiants dépendent de la scolarité.

Après ces précautions, voici comment accéder aux méthodes d'inscription actives. Dans votre cours Moodle, cliquez sur Participants (1), puis Utilisateurs inscrits (2), et enfin Méthodes d'inscription (3).

Capture d'écran d'un cours Moodle, les boutons Participants, Utilisateurs inscrits et Méthode d'inscription sont entourés

Vous arrivez sur une page contenant un tableau, une ligne par méthode d'inscription existante. Par défaut, vous avez la méthode Inscription manuelle, qui est celle par laquelle vous êtes inscrit en tant qu'enseignant. Vous pouvez aussi avoir une méthode d'auto-inscription et une autre d'accès anonyme, mais elles seront désactivés par défaut.

Pour supprimer une méthode, cliquez sur la poubelle tout au bout de la ligne correspondant à cette méthode :

Tableau des méthodes d'inscription, la colonne Modifier est mise en valeur

Un écran de confirmation s'affichera, et un second si vous essayez de supprimer la méthode avec laquelle vous êtes inscrit. Validez, et la méthode sera supprimée, les étudiants correspondant à cette méthode seront désinscrits du cours.