4. Problèmes récurrents pour les utilisateurs

Cette section va vous donner des pistes pour aider un étudiant ou enseignant qui rencontre un problème avec Moodle. Nous avons bien conscience que ce n'est pas votre boulot de dépanner Moodle (c'est le notre). Ces procédures peuvent vous aider si vous voulez résoudre le problème au plus vite, sans dépendre de quelqu'un d'extérieur. Basiquement, ces procédures sont celles qu'on applique nous pour dépanner les utilisateurs.

Est-ce que le problème est grave ?

Si un seul étudiant vous signale un problème : Il y a de fortes chances que le problème vienne ou de l'étudiant lui-même qui rencontre une difficulté à utiliser les outils, ou du compte de l'étudiant.

Si plusieurs étudiants vous signalent un problème sur un même enseignement : Là il y a des chances que le problème vienne de la manière dont l'enseignement a été paramétré. Dans ce cas, tous les étudiants du groupe ou même de l'enseignement complet vont rencontrer le même problème. Et là vous pouvez vous inquiéter et traiter ça en priorité (ou nous contacter).

Problèmes en rapport avec les logiciels de scolarité

Un étudiant ne trouve pas son cours sur Moodle

  1. Vérifier que l'étudiant dispose bien d'un compte Université Lyon 2, avec une adresse mail associée. Si non, le rediriger vers les Guichets des Services Numériques (GSN) qui pourront l'aider à créer ou récupérer son compte. Voici les informations au sujet des GSN : https://www.univ-lyon2.fr/services-et-procedures/dsi-numerique/gsn .

  2. Vérifier avec l'étudiant que le cours n'apparaît pas sur sa page Mes cours (en haut de la plateforme). Attention : La page Mes cours comporte plusieurs pages. Par défaut, cette page affiche 12 cours (et on n'a pas encore trouvé comment améliorer ça). N'importe quel utilisateur peut changer de page en bas de la page Mes cours, ou afficher tous les cours sur une seule page.

  3. Si effectivement le cours n'apparaît pas sur le profil de l'étudiant, vérifier que le cours existe sur la plateforme. Pour cela, rendez-vous sur Moodle sur la page Accueil (en haut à gauche). Vous avez sur cette page un champs de recherche. Tapez le code ELP de l'enseignement dedans et validez. Vous verrez apparaître tous les cours Moodle correspondant à ce code ELP, un cours par enseignant.

    1. Si le cours n'apparaît pas, c'est que l'enseignant ne l'a pas (ou pas encore) activé. C'est l'enseignant qui décide s'il souhaite utiliser Moodle, il n'est pas obligé d'activer son cours.
    2. Si le cours apparaît mais que l'étudiant n'y est pas inscrit, c'est qu'il y a un problème d'inscription dans ADE ou Apogée.

  4. Dans Apogée, vérifiez que le groupe d'étudiant (composé de [code ELP][type][numéro de groupe] ) dans lequel l'étudiant doit être rangé est bien complet.

  5. Dans ADE, rendez-vous dans Données > Ressources. À gauche, ouvrez l'offre de formation et retrouvez dans la liste le groupe dans lequel l'étudiant devrait être rangé. Cliquez dessus, puis sur Membres, et voyez si l'étudiant est dedans.

  6. Si après tout ça, vous constatez que le cours existe bien, que l'étudiant n'y a pas accès, et que tout est propre côté ADE et Apogée, faites un ticket à la DSI via l'assistance pour les alerter du problème. Accès à l'assistance : https://assistance.univ-lyon2.fr/marketplace/formcreator/front/wizard.php , uniquement sur le réseau de l'université ou via VPN.

Un enseignant ne trouve pas son cours sur Moodle

  1. Vérifier que l'enseignant dispose bien d'un compte Université Lyon 2, avec une adresse mail associée. Si non, le rediriger vers les Guichets des Services Numériques (GSN) qui pourront l'aider à créer ou récupérer son compte. Voici les informations au sujet des GSN : https://www.univ-lyon2.fr/services-et-procedures/dsi-numerique/gsn .
  2. Vérifier avec l'enseignant que le cours n'apparaît pas sur sa page Mes cours. Attention : La page Mes cours comporte plusieurs pages. Par défaut, cette page affiche 12 cours (et on n'a pas encore trouvé comment améliorer ça). N'importe quel utilisateur peut changer de page en bas de la page Mes cours, ou afficher tous les cours sur une seule page.
  3. Expliquer à l'enseignant que ses cours n'existent pas tant qu'il ne les a pas activé. C'est l'enseignant qui décide s'il veut utiliser Moodle, et comment. Par conséquent, il doit faire la démarche d'activer ses cours. Pour rappel, voici le tutoriel d'activation : https://moodle-ouvert.univ-lyon2.fr/mod/page/view.php?id=4060 .
  4. Si le cours n'apparaît pas dans la page d'activation de l'enseignant, vérifier dans ADE que cet enseignant a bien été choisi sur l'enseignement correspondant. Une fois l'enseignant choisi sur l'enseignement, le cours Moodle sera disponible à l'activation dans les minutes qui suivent.
  5. Si l'enseignant est bien choisi sur l'enseignement mais que son cours n'existe pas et n'est pas activable, vérifier que l'enseignement est d'un type autorisé (TD, CM, TP, etc.).
  6. Si après tout ça, l'enseignant ne peut toujours pas activer son cours, faites un ticket à la DSI via l'assistance. Accès à l'assistance : https://assistance.univ-lyon2.fr/marketplace/formcreator/front/wizard.php , uniquement sur le réseau de l'université ou via VPN.

Un enseignant ne voit pas ses étudiants dans le trombinoscope

Le trombinoscope n'a aucune connexion avec Moodle. Cependant, les deux tirent leurs informations d'ADE.

  1. Vérifier que l'enseignant dispose bien d'un compte Université Lyon 2, avec une adresse mail associée. Si non, le rediriger vers les Guichets des Services Numériques (GSN) qui pourront l'aider à créer ou récupérer son compte. Voici les informations au sujet des GSN : https://www.univ-lyon2.fr/services-et-procedures/dsi-numerique/gsn .
  2. Vérifier que l'enseignant sait où se trouve le trombinoscope. L'enseignant doit se rendre dans les Applis ( https://applis.univ-lyon2.fr ), section Pédagogie & BU, et cliquer sur "Groupes et trombinoscopes". Il clique ensuite sur le groupe dont il veut afficher les membres.
  3. L'enseignant indique qu'il ne voit les photos que de certains étudiants, pas de tous : Pour que la photo d'un étudiant soit affichée, il faut que l'étudiant ait donné l'autorisation à l'université d'utiliser sa photo. Voilà pourquoi la plupart des trombinoscopes sont seulement à moitié remplis.
  4. L'enseignant ne voit pas le groupe auquel il veut accéder dans son trombinoscope : Vérifiez dans ADE que l'enseignant est bien choisi sur l'enseignement correspondant à ce groupe d'étudiant.

Questions fréquemment posées par les enseignants

Ces questions ne concernent pas les logiciels de scolarité, mais sont souvent posées par les enseignants. Soit vous leur répondez avec les éléments ci-dessous, soit vous nous les envoyez, c'est comme vous voulez.

Un enseignant a activé son cours pour son groupe du mardi, mais voudrait activer son cours pour ses étudiants pour son groupe du mercredi, pour le même enseignement

(C'est un exemple évidemment)

Lorsqu'un enseignant active son cours Moodle, tous les groupes d'étudiants auxquels il donne l'enseignement sont inscrits dans ce même cours Moodle, divisés en groupes Moodle. Si l'enseignant est choisi sur de nouveaux groupes pour un même code ELP, les étudiants sont ajoutés à son cours Moodle la nuit suivante. Donc l'enseignant n'a à activer qu'un seul cours Moodle par enseignement. Il peut voir l'ensemble de ses étudiants inscrits, séparés par groupes, en cliquant dans le cours sur Participants.

Deux enseignants (ou plus) d'un même enseignement veulent travailler ensemble sur un seul cours Moodle

  1. D'abord, un seul des enseignants doit activer son cours Moodle. Puisque tous les enseignants vont travailler dans le même cours, avoir plusieurs cours ne ferait que perturber les étudiants. L'enseignant peut changer le nom de son cours dans les Paramètres du cours. Si des cours ont été activés en trop, leurs enseignants respectifs peuvent les faire disparaître en se rendant dans les Paramètres de chaque cours > Visibilité > Cacher.
  2. Maintenant, l'enseignant qui a ouvert son cours doit inscrire son ou ses collègues enseignants. Voici comment inscrire manuellement des utilisateurs : https://moodle-ouvert.univ-lyon2.fr/mod/book/view.php?id=7274&chapterid=876 . L'enseignant doit bien s'assurer de donner le rôle Enseignant à son ou ses collègues, sinon ils ne pourront pas créer d'activités dans le cours.
  3. Enfin, l'enseignant doit inscrire les étudiants imposés sur les enseignements de son ou ses collègues. Pour cela, l'enseignant peut utiliser cette méthode qui permet d'inscrire les groupes d'étudiants correspondant à un ELP : https://moodle-ouvert.univ-lyon2.fr/mod/book/view.php?id=7274&chapterid=882 .
  4. Voilà, les enseignants ont désormais un unique cours Moodle avec tous leurs étudiants respectifs inscrits, et peuvent travailler tous ensemble.

Un enseignant veut récupérer le contenu son cours de l'année dernière pour l'utiliser cette année

Chaque année, l'ensemble des cours de la plateforme institutionnelle est supprimé, et transféré vers la plateforme d'archive. Cela nous permet de repartir d'une plateforme neuve chaque, ce qui nous évite beaucoup de problèmes techniques. Les enseignants peuvent aller récupérer leur contenu pédagogique de l'année précédente pour le restaurer dans la plateforme de l'année en cours. Pour cela :

  1. L'enseignant doit activer son cours de cette année (pour rappel, le tuto : https://moodle-ouvert.univ-lyon2.fr/mod/page/view.php?id=4060). Si vous voulez récupérer le contenu d'un cours administratif que vous avez utilisé l'année dernière, faites une demande de cours hors maquette ( https://moodle-ouvert.univ-lyon2.fr/mod/page/view.php?id=11490 ) .
  2. Le contenu de l'année dernière se trouve sur Moodle Archives, à l'adresse https://moodle-archives.univ-lyon2.fr . L'enseignant doit retrouver son cours sur cette plateforme, puis faire une sauvegarde du contenu de ce cours : https://moodle-ouvert.univ-lyon2.fr/mod/page/view.php?id=4061 .
  3. Enfin, l'enseignant retourne sur le cours Moodle de l'année en cours, et restaure cette archive : https://moodle-ouvert.univ-lyon2.fr/mod/page/view.php?id=4062 .

Mails automatiques "Étudiants en risque de décrochage"

Si vous avez plusieurs cours Moodle, il est possible que vous receviez des messages automatiques de la plateforme dont le sujet s'intitule " Étudiants en risque de décrochage dans le cours [Nom du cours]".

Ces messages sont envoyés par un système automatisé qui va essayer d'identifier les étudiants en décrochage en fonction de l'activité des autres étudiants. Pour différente raison, ce système peut bien fonctionner dans certains contextes, et pas du tout dans d'autres. Par exemple, si vous n'utilisez Moodle que pour envoyer des messages qui atterriront dans les boîtes mails, alors c'est normal que les étudiants ne consultent pas le cours.

Voici comment désactiver l'envoi de ces notifications :

  1. Connectez vous à la plateforme de cours qui vous envoie ces messages.
  2. Cliquez sur l'icône de votre profil en haut de l'écran, juste avant le bouton pour activer le mode édition. Cette icône représente soit vos initiales, soit votre photo.
  3. Choisissez Préférences.
  4. Cliquez sur Préférences de notification.
  5. Trouvez la ligne Indication générées par les modèles de prédiction.
  6. Décochez les deux éléments.

Vous ne recevrez plus de mails automatisés à ce sujet.