Séance 1 - LES FONDAMENTAUX DU TRAITEMENT DE TEXTE
Cette séance est mise à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 4.0 International.
Auteur : Carlos Fernando Crispim Junior.
Avant de commencer
Pendant la réalisation des exercices de cette séance, ainsi que de celles à venir, vous serez souvent invité à travailler sur des fichiers téléchargés à partir de la plateforme. Nous vous conseillons les bonnes pratiques suivantes:
- Enregistrer votre fichier dans un endroit connu à votre convenance avant de commencer votre travail. Par exemple, le dossier «Bureau» ou «Document».
- Adoptez un nom de fichier qui identifie son auteur et son contenu facilement. Par exemple, vous pouvez adopter le nom suivant pour le fichier à rendre pour l’exercice 1 de la première séance de cours de TIC: «TIC_S1_votrenom_votreprenom_exo1.docx».
- Enregistrer votre fichier régulièrement afin de ne pas perdre votre travail, si un événement imprévu se produit.
Pour enregistrer votre travail sous Word, utilisez l’option « Enregistrer » ou « Enregistrer sous » de l’onglet « Fichier » du ruban (Figure 1).
Figure 1. Ruban du logiciel Word
1 - Introduction
Cette séance vise à introduire les concepts de base pour la création de documents textuels :
- logiciels et type de documents textuels ;
- structure et éléments d’un document ;
- les bonnes pratiques pour la saisie du texte ;
- l’outil de révision automatique d’orthographe et grammaire ;
- les propriétés de mise en forme.
2 - Documents textuels
Les logiciels pour la création de documents textuels, ou traitement de texte, ont pour objectif de nous faciliter la tâche de création des documents numériques. Vous pouvez créer des documents courts tels qu’une lettre de motivation, jusqu’à des documents très longs, tels que des mémoires et des manuscrits de thèses, où les outils montrent leur puissance ultime.
Parmi les fonctionnalités proposées, nous avons la saisie de texte assistée par ordinateur, la correction automatique des erreurs d’orthographe et de grammaire, ainsi que les fonctionnalités permettant d’atteindre une mise en forme soignée et uniforme tout au long d’un document, ainsi que la création automatique d’éléments, tels que les sommaires, les tables des illustrations, des modèles de document, du publipostage, etc.
2.1 - Logiciel de création de documents textuels
Les logiciels Word (Figure 2) et Writer (Figure 3) proposés par les suites bureautiques Microsoft Office et LibreOffice.org, respectivement, figurent parmi les logiciels les plus répandus et les plus complets pour la création de documents numériques. La popularisation des services de stockage en ligne (en anglais « cloud »), a élargi la gamme d’outils bureautiques à notre disposition nous permettant de créer et de modifier ce type de fichiers en utilisant seulement un navigateur web, par exemple en utilisant l’application Web Google Docs (Figure 4).
Figure 2 - Microsoft Word
Figure 3 - LibreOffice.org Writer
Figure 4 - Google docs
Dans le cadre de démonstrations et des exercices à réaliser pour l’enseignement de TIC (Technologies de l'Information et de la Communication) en L1, nous adopterons le système d’exploitation Windows 10, et la version installée sur ordinateur de la suite Microsoft Office 365. La suite Office 365 est l’un de logiciels les plus répandus dans le milieu professionnel, et elle est disponible dans la majorité des salles informatiques de l’université.
Installation Office 365: Vous pouvez utiliser gratuitement la suite bureautique Microsoft Office 365 sur votre ordinateur pendant vos études à Lyon 2. Rendez-vous sur le portail APPLIS,
application Office 365 afin de télécharger et d’installer ce logiciel.
Types de fichier
Avant de démarrer la création de votre document, court ou long, il est important de l’enregistrer afin d’éviter de perdre votre travail en cas d’événement imprévu. Plusieurs formats sont proposés par les versions actuelles des suites bureautiques. Parmi les formats plus courants, vous retrouverez les extensions DOCX (format Open XML) et ODT (format OpenDocument). D’autres formats tels que RTF (Rich Text Format) et DOC (ancien format adopté par Microsoft Word) existent, mais ils sont de moins en moins utilisés.
Les format OpenXML et OpenDocument correspondent aux types de fichiers qui nous permettent de modifier notre travail à tout moment. Le format PDF (Portable Document Format) est cependant le plus souvent utilisé et recommandé pour le partage de documents entre collaborateurs et en ligne. La majorité des logiciels de traitement de texte permet d’exporter vers ce format, même s’ils n’offrent pas toujours l’option de modifier ultérieurement les fichiers créés.
À vous de jouer !
Exercice 1 : dans cet exercice, vous devez exporter un fichier au format « DOCX » vers le format « PDF ».
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2.2 - Structure et éléments d’un document
Un document numérique est composé d’une ou plusieurs pages, qui peuvent contenir du texte, des images, des tableaux, entre autres. Une page peut être décomposée en quelques éléments tels que l’en-tête, le corps de la page (ou contenu de la page), et le pied de page.
Les marges d’une page correspondent à l’espace vide en haut, en bas, à droite et à gauche de la page. L’en-tête d’une page correspond aux éléments que nous plaçons dans la partie supérieure de la page, et que nous souhaitons répéter sur toutes les pages du document. Le pied de page correspond aux éléments que nous plaçons dans la partie inférieure de la page. Les pages d’un document sont par défaut associées à une taille d’impression. Par exemple, A4.
À vous de jouer !Exercice 2 : mettez en correspondance les noms des éléments d’un document avec leur emplacement dans une page.
Le corps d’une page contient du texte, mais aussi des images, des tableaux, ainsi que des éléments propres au type de document en cours de rédaction, tels que le sommaire, et la table des illustrations pour un mémoire par exemple ou un rapport de stage.
Le texte d’un document est souvent organisé de façon hiérarchique. Par exemple, différents niveaux de titres sont souvent adoptés afin de décomposer un document en chapitres, sous-chapitres, etc. (Figure 5).
Figure 5. Exemple de niveaux hiérarchiques d'un document
Les niveaux hiérarchiques de titres d'un document peuvent être souvent identifiés par une numérotation hiérarchique (préfixe « 1. » pour un titre de niveau 1, « 1.1. » pour un titre de niveau 2, etc.) et/ou des différences au niveau de leur mise en forme. Par exemple, taille de la police, utilisation du style « Gras ».
À vous de jouer !Exercice 3 : Analysez la Figure 5 et indiquez le niveau hiérarchique de textes indiqués.
2.3 - Création d’un document
La saisie du texte d’un document est l’une des étapes plus importantes dans la création d’un document numérique. Suivre des bonnes pratiques pendant cette étape vous permettra de gagner du temps lors de la mise en forme du texte, ainsi que de profiter de la création automatique des certains éléments, tels qu’un sommaire, une table des illustrations.
2.3.1 - Saisie du texte avec un clavier
La saisie du texte de votre document est généralement faite à l’aide d’un clavier, qui peut être physique ou virtuel si vous utilisez une tablette à la place d’un ordinateur. Dans les outils de traitement de texte, la barre verticale clignotante (Figure 6) indique le point d’insertion où le prochain caractère sera inséré.
Figure 6. Point d'insertion du prochain caractère
Le format de clavier adopté en France est l’AZERTY (exemple ci-dessous). En plus des caractères destinés à l’écriture de votre texte, vous aurez à votre disposition un ensemble de touches auxiliaires afin de vous proposer des fonctionnalités indispensables à la saisie de votre texte. Par exemple, passer à une nouvelle ligne, supprimer le texte à droite ou à gauche, ajouter un espace, changer la casse des lettres, entre autres.
À vous de jouer !Exercice 4 : associez les noms de touches à leur emplacement dans le clavier.
Figure 7. Clavier AZERTY, adaptée de la source : https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Clavier-Azerty.svg
- Touche «Entrée»: signale la fin d’un paragraphe en cours et le démarrage d’un nouveau paragraphe à la ligne suivante.
- Touche «Retour en arrière»: supprime le caractère à gauche du point d’insertion.
- Touche «Suppression»: supprime le caractère à droite du point d’insertion.
- Touche «Barre d’espace»: avance le point d’insertion d’un espace.
- Touche «Tabulation»: ajout une tabulation à votre texte.
- Touche «Majuscule » : change la casse de votre texte (de minuscule vers majuscule, et vice-versa).
2.3.2 Caractères non-imprimables
Les caractères non-imprimables sont des caractères visibles à l’écran qui portent des informations importantes pour la mise en forme du document. Comme leur nom l’indique, ils ne sont pas imprimés. Par exemple, la marque de paragraphe signale la fin du paragraphe précédent et le début d’un nouveau paragraphe. Le Tableau 1 présente quelques exemples de caractères de ce type.
Tableau 1. Caractères non-imprimables
| Caractères | Symbole | Touches à utiliser |
|---|---|---|
| Marque de paragraphe | ¶ | Entrée |
| Saut de ligne manuel |
↵ | Majuscule + Entrée |
| Tabulation | → | Tab / Tabulation |
| Espace | · | Barre d'espace |
| Espace insécable |
° | CTRL + Majuscule + barre d'espace |
À vous de jouer !Exercice 5: nous allons maintenant analyser le document «Exo_CNI.docx» afin d’identifier quelques exemples des caractères de ce type dans un document.
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Nous venons d’identifier des caractères non-imprimables dans un document. Ces caractères sont ajoutés par vous ou par votre logiciel pendant la saisie du texte, et vous devez faire attention de bien les employer.
2.3.3 - Bonnes pratiques pour la saisie du texte
La Vidéo 1 donne un aperçu du lien entre la saisie du texte et l’utilisation de caractères non-imprimables et ses implications sur la mise en forme d’un document.
Vidéo 1. Stabilité de la mise en forme d'un document - Vidéo avec voix-off
Nous espérons qu’après la visualisation de la Vidéo 1, vous êtes sensibilisés à l’importance d’adopter des bons réflexes pendant la saisie de votre texte et l'utilisation de caractères non-imprimables. Nous allons vous présenter maintenant quelques bonnes pratiques à garder en tête afin d’obtenir un document avec une mise en forme stable.
Espace, espace insécable ou tabulation ?
- Vous devez utiliser la « barre d’espace » lorsque vous voulez ajouter un espace entre deux mots.
- Si vous avez besoin d’ajouter un espace insécable à votre texte, utilisez la combinaison de touches « CTRL + MAJ + barre d’espace ». Pour savoir quand utiliser un espace insécable, consultez ce lien
- Si vous avez besoin d’aligner un texte de façon précise, utilisez des tabulations (touche « Tabulation »).
Nouveau paragraphe ou nouvelle ligne ?
- La touche «entrée» sert à indiquer la fin d’un paragraphe et le début du prochain paragraphe. Votre outil de traitement ajoutera une «marque de paragraphe» à votre texte à chaque fois que vous appuyez sur cette touche.
- Si vous avez besoin de passer à une nouvelle ligne, mais vous ne voulez pas démarrer un nouveau paragraphe, vous devez ajouter un « saut de ligne » à votre texte en utilisant la combinaison de touches « MAJ » + « entrée ».
À vous de jouer !
Exercice 6 : Appliquez les bonnes pratiques vues précédemment concernant l’utilisation des caractères non-imprimables au fichier « Exo_BP.docx », tels que marque de paragraphes, saut de ligne, espace et espace insécable.
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2.3.4 - Outil de correction automatique de l’orthographe et de la grammaire
Nous venons de réviser les bonnes pratiques pour la saisie de notre texte. Nous pouvons maintenant nous concentrer sur la langue de rédaction de notre document. Les suites bureautiques proposent pratiquement toutes des outils pour vous aider à avoir une orthographe et une grammaire bien soignées. Sous Word 365, cet outil s’appelle « Rédacteur » (Vidéo 2).
Vidéo 2. Outil "Rédacteur" - Vidéo avec voix off
À vous de jouer !Exercice 7: corrigez les erreurs d’orthographe et de grammaire du fichier « Exo_Corr.docx » en utilisant l’outil «Rédacteur».
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Dans la section précédente, nous avons abordé la saisie de texte. Cependant, le texte d’un document est souvent complété par des images et des tableaux. Nous allons maintenant nous intéresser à la manière d’enrichir nos documents avec ces éléments. Les vidéos ci-dessous montrent comment ajouter une image à votre texte et les différentes options disponibles afin d’habiller votre image avec du texte.
Vidéo 3 : Insérer une image - Vidéo avec musique
Vidéo 4. Habiller une image avec du texte - Vidéo avec voix-off
À vous de jouer !
Exercice 8: téléchargez les deux documents ci-dessous. Insérez l’image «Petit_monde-Six_degres_de_separation.png» dans le document «Exercice_Petit-monde_2023_base.docx» à l’emplacement indiqué par l’image ci-dessous. N’oubliez pas d’ajouter la légende de l’image.
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2.3.6 - Insertion d'un tableau
Nous allons maintenant ajouter un tableau à notre document.
La Vidéo 5
ci-dessous montre différentes manières de le réaliser.
Vidéo 5. Création d’un tableau - Vidéo avec voix-off
La Vidéo 6
montre comment fusionner et fractionner les cellules d’un tableau.
Vidéo 6. Fusionner et fractionner des cellules d’un tableau - Vidéo avec voix-off
À vous de jouer !Exercice 9 : créez le tableau ci-dessous dans le document « Exo_tableau.docx ».
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2.4 - Mise en forme d'un document
Nous allons maintenant travailler les concepts de base de la mise en forme d’un document, tels que les propriétés liées aux caractères et aux paragraphes. Le caractère est le plus petit élément que nous pouvons mettre en forme dans un document. Il correspond à une lettre, un chiffre, un symbole. Nous pouvons changer ses propriétés de mise en forme telles que sa police, sa taille, sa couleur, entre autres. Dans Word, nous allons utiliser dans un premier temps le menu « Police » (Figure 11). Ce menu nous permet de vérifier les valeurs de ses propriétés pour un texte donné, ainsi que de les modifier.
Vidéo 7. Mise en forme - Vidéo avec voix off
Figure 11. Menu "Police" du logiciel Word
À vous de jouer !Exercice 10: identifiez les propriétés de mise en forme du texte « Le petit monde … » du fichier « Exo_MeF.docx » et sélectionnez les réponses correspondantes dans le questionnaire ci-dessous :
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La mise en forme des paragraphes (Figure 12) d’un document nous permet de changer des propriétés telles que l’alignement du texte, l’espacement avant et après le paragraphe, de taille de l’espacement interligne, entre autres. Pour cela, vous pouvez utiliser le menu « Paragraphe » disponible sur l’onglet « Accueil », ou les options avancées, accessible en cliquant sur la petite flèche en bas et à gauche du menu « Paragraphe ».
Figure 12. Menu « Paragraphe »
Les exercices précédents vous ont permis d’identifier différentes propriétés de mise en forme du texte d’un document, allant du type de police utilisé par le texte, la taille de caractères, jusqu’aux propriétés de paragraphes, tels que l’alignement du texte, et l’espacement interligne.
Pour réaliser la mise en forme d’un nouveau document, il suffit de sélectionner le texte ciblé et d’utiliser les mêmes fenêtres du logiciel de traitement de texte, ici Word, afin d’appliquer les propriétés de mises en forme désirées.
À vous de jouer !
Exercice 12: modifiez la mise en forme du texte du document « Exo_MeF.docx » (téléchargé précédemment) selon les consignes ci-dessous :
La mise en forme d’un document est une tâche qui devient vite chronophage pour des documents longs, car nous sommes obligés de répéter plusieurs fois la procédure de sélection et application des propriétés de mise en forme désirées. De plus, nous ne sommes pas à l’abri de commettre des erreurs pendant la procédure d’application de la mise en forme, comme d’oublier d’appliquer certaines propriétés à un texte, ou de sélectionner de mauvaises valeurs pour certaines propriétés ; ce qui causerait des différences de mise en forme entre les différentes parties de notre document.
Dans la séance prochaine, nous allons aborder le concept de « style », une fonctionnalité présente dans la majorité des suites bureautiques qui nous permettra de traiter la mise en forme de nos documents de façon stable, ainsi que de nous permettre de la mettre à jour en quelques clics.
3 - Connaissances acquises
À l'issue de cette séance, vous devez avoir intégré les connaissances suivantes pour préparer l’évaluation :
- Être sensibilisé aux différents types des logiciels pour la création de documents textuels et aux différents formats de fichiers pour ce type de documents,
- Connaître la structure et les éléments de base d’un document,
- Connaître les bonnes pratiques pour la saisie du texte,
- Savoir utiliser l’outil de révision automatique d’orthographe et de grammaire,
- Savoir insérer des images, de tableaux et de légendes dans un document textuel
- Connaître les propriétés de mise en forme de caractères et paragraphes
3.1 - Compétences PIX associées
Cette séance vous a permis de travailler les sujets associés à la compétence « Développer des documents textuels ». N’hésitez pas à vous entraîner aussi sur les activités proposées par la plateforme PIX pour cette compétence, si vous souhaitez prétendre à la certification à la fin de vos études en licence.
4 - Références bibliographiques
- Gookin D., Harvey, D. (2019). Word et Excel pour les nuls (traduit par Escartin, P., 1e éd.), Paris : First interactive, ISBN : 2412043639.
La conception de ce cours a bénéficié d'un financement de :
