Séance 2 - TRAITEMENT DE TEXTE - MISE EN FORME AUTOMATIQUE

Cette séance est mise à disposition selon les termes de la Licence Creative Commons Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Partage dans les Mêmes Conditions 4.0 International.
Auteur : Serge Miguet.
1 - Introduction
Cette séance a pour objectif d’introduire la notion de style dans un logiciel de traitement de texte, permettant d’automatiser la mise en forme de l’apparence du document. En particulier, seront abordées :
- La notion de style et ses propriétés couramment utilisées (police, paragraphe, bordure et raccourcis)
- L’application de styles sur un document avec la souris et à l’aide de raccourcis
- La modification des propriétés de styles proposés par Word
- La création automatique d’une table des matières (sommaire)
2 - Notion de style
Lors du cours précédent, vous avez été sensibilisé à la saisie du texte, des images, des tableaux, mais peu à présentation du texte et à sa mise en forme.
Les différents passages d’un texte peuvent être associés à de nombreux attributs qui changent la manière dont le texte est affiché: la police utilisée, la taille des caractères, la couleur du texte ou de l’arrière-plan, la mise en gras ou en italique des caractères, l’alignement et l’espacement des paragraphes, l’utilisation d’une bordure ou d’une trame de fond, etc. Des boutons ou des menus déroulants dans le ruban du logiciel Microsoft Word, permettent en quelques clics de modifier chacun de ces attributs pour le texte actuellement sélectionné. La Figure 1 représente le ruban correspondant à l’onglet «Accueil» du logiciel, dans lequel sont regroupées l’essentiel de ces fonctions de mise en forme.
Figure 1: le ruban de Microsoft Word
Lorsque l’on produit un document long et structuré, il est agréable pour la lecture d’avoir une certaine homogénéité dans la présentation des titres, et des différents paragraphes du texte. Il peut devenir très fastidieux d’appliquer manuellement à chaque élément du texte, une mise en forme correspondant à chacun de ces choix.
Dans la vidéo ci-dessous, on montre la mise en forme manuelle d’un paragraphe à l’aide du ruban, en modifiant une dizaine
d’attributs typographiques, ce qui prend une minute environ. Puis on effectue
la même opération en un seul clic, grâce à un style prédéfini qui regroupe
l’ensemble des réglages souhaités.
La vidéo suivante montre les différentes manières d’appliquer un style prédéfini, soit à l’aide de la galerie des styles qui fait apparaitre dans le ruban, les styles les plus courants, soit à l’aide du volet des styles qui peut être paramétré pour afficher un grand nombre de styles, y compris s’ils ne sont pas utilisés dans le document courant.
Téléchargez le fichier "Interview
de Prune Berge.docx".
Cliquez ici pour télécharger le fichier "Interview de Prune Berge.docx"
C'est un texte saisi au kilomètre, c’est à dire sans aucune mise en forme, et qui correspond à la retranscription d’une interview
Comparez le au modèle "Interview de Prune Berge.pdf" que vous pouvez ouvrir ci-dessous.
Cliquez ici pour télécharger le fichier "Interview de Prune Berge.pdf"
- Appliquez les styles «Titre» et «Sous-Titre» aux deux premiers paragraphes du document respectivement. Notez que ces deux styles sont proposés en standard dans tout nouveau document créé avec le logiciel, mais que la manière dont ils sont définis est personnalisable par le concepteur du document.
- Appliquez le style «Réponse» à tout le texte qui suit le titre et le sous-titre, puis appliquez le style «Question» aux questions que le journaliste a posées à Prune Berge. Ces deux styles ont été créés spécifiquement pour ce document, et font partie de ce que l’on appelle la « feuille de style » du document, qui est enregistrée dans le fichier « .docx » au même titre que le texte du document.
- Utilisez l’outil Rechercher à Remplacer pour supprimer les paragraphes vides. Pour cela, utilisez la séquence « ^p » pour désigner une marque de fin de paragraphe dans l’outil de recherche et de remplacement.
- Modifiez le style «Question» pour définir la couleur de la police des questions en rouge. Vérifiez que chacune des questions hérite bien du nouvel attribut de couleur.
- Déposez le fichier mis en forme sur la plate-forme de cours ci-dessous pour valider cette activité
- La vidéo ci-dessous propose une correction de cet exercice.
Correction - Vidéo avec voix-off
- Pour finir ce chapitre, répondez aux questions suivantes
3- Définir un nouveau style
Nous avons vu dans le chapitre 2, la possibilité d’utiliser les styles définis dans la feuille de style associée au document. Certains sont des styles «standard», présents dans le modèle de document «par défaut» de Word, et sont mémorisés dans un fichier intitulé «normal.dot». D’autres sont créés et personnalisés par le concepteur du document, en fonction de ses besoins. L’objectif de ce chapitre est d’aborder la création d’un nouveau style.
3.1 - Styles de paragraphes
La vidéo suivante montre les deux manières usuelles pour créer un nouveau style, et l’ajouter dans la feuille de style du document courant:
- Soit à partir d’une mise en forme existante
- Soit à partir de zéro
Dans les deux cas, la création se fait à l’aide du bouton «Nouveau Style…» du Volet des Styles.
Par défaut, le style nouvellement créé est un style de type « Paragraphe ». Cela signifie que les attributs associés au style seront appliqués à l’intégralité du paragraphe dans lequel se trouve le point d’insertion, ou à l’ensemble des paragraphes qui contiennent la sélection courante. Autrement dit, si on sélectionne un simple mot dans un paragraphe, il n’est pas possible d’appliquer un style de paragraphe à ce seul mot, il s’appliquera à tout le paragraphe qui contient le mot.
L’ensemble des attributs associés au style peuvent être modifiés depuis la boîte de dialogue de modification du style, soit par des commandes basiques, similaires à celles du ruban et présentes sous forme d’icônes dans la fenêtre (Figure 2, gauche), soit à l’aide du menu format (Figure 2, droite), qui fait appel à de nombreuses boîtes de dialogue, de deuxième voire de troisième niveau.
Figure 2 : éléments de la boîte de dialogue de changement de style. Icones de mise en forme (à gauche) et menu Format (à droite)
Notez qu’il est possible, grâce au menu Format, de créer un raccourci clavier pour permettre l’application du style « au clavier », donc de manière encore plus rapide qu’à la souris pour laquelle il faut faire un ou deux clics dans la galerie ou le volet des styles.
Testez vos connaissances :
- Regardez bien l'image. Dans l'exercice ci-dessous placez les Zones (1, 2 etc) à coté de leurs désignations.
3.3 - Styles liés
Les styles liés peuvent à la fois s’appliquer à des caractères ou à des paragraphes. Si une sélection est effectuée, le style s’applique à cette sélection. Sinon, elle s’applique à tout le paragraphe contenant le point d’insertion.
3.4 - Styles hiérarchiques
L’ensemble des attributs associés à un style peut être défini dans la boîte de dialogue de création ou de modification de ce style. Mais les styles peuvent également être définis de manière hiérarchique. Les attributs les plus génériques peuvent ainsi être définis au niveau d’un style «père», les attributs plus spécifiques étants définis dans des styles «enfants» qui héritent des attributs du père. On doit alors choisir à la création du style enfant, quel est le style «parent» sur lequel se baser. Un attribut qui n’est pas défini dans le style enfant hérite l’attribut correspondant du style père. En revanche, un style enfant peut redéfinir tout ou partie des attributs de son père. Par analogie avec le domaine du développement web, on peut parler de feuilles de styles « en cascade».
- Créez un document contenant quelques paragraphes de texte, définis en style « Normal ».
- Définissez la couleur de texte du style «Normal» à « bleu ».
- Créez un style de type «paragraphe» nommé «rouge», basé sur «Normal» associé à la couleur de police rouge, et un style de type « caractère » nommé « vert », basé sur « Police par défaut » et associé à la couleur de police verte.
La vidéo ci-dessous montre les manipulations qui étaient attendues pour répondre à l’exercice précédent, et donne des explications détaillées sur les réponses aux questions.
Démonstration : Styles hiérarchiques - Vidéo avec voix-off
4 - Création d’une table des matières
Le premier intérêt des styles, que nous avons vu dans les premières parties de ce cours, est de permettre de regrouper derrière un nom simple, un ensemble complexe d’attributs typographiques, et d’attribuer ce style en un seul clic de souris à diverses parties du texte.
La table des matières est produite en deux temps : il faut tout d’abord structurer le document, en indiquant au logiciel quels sont les titres des parties et des sous-parties du texte. Ces titres peuvent si on le souhaite, être automatiquement numérotés. Il faut ensuite insérer la table des matières dans le document (généralement au début ou à la fin), en indiquant le nombre de niveaux hiérarchiques que l’on souhaite collecter dans le document, et le style que l’on donne aux entrées de la table. Les titres sont alors automatiquement associés aux numéros de page du texte auxquels ils apparaissent.
4.1 - Mode opératoire
Un document long est généralement divisé en parties principales (par exemple, des chapitres) qui sont de niveau hiérarchique 1. Chacune de ces parties peut être à son tour subdivisée en des divisions plus fines, comme des sections, de niveau 2 ou des sous-sections de niveau 3. Word peut intégrer jusqu’à neuf niveaux hiérarchiques, ce qui est considéré comme suffisant pour la plupart usages. Des styles prédéfinis existent pour chacun des niveaux de cette hiérarchie. Ils sont intitulés Titre 1, Titre 2, et ainsi de suite jusqu’à Titre 9. Mais il existe également un moyen de définir soi-même des styles différents de ces styles prédéfinis, associés aux mêmes niveaux hiérarchiques : Dans la boite de dialogue de création des styles, en activant la boîte de niveau 2 accessible par le choix « Paragraphe » du menu « Format », il suffit de renseigner le niveau hiérarchique associé au style que l’on veut créer.
4.2 - Structuration d’un document
- Téléchargez le document Typographie.docx ci-dessous, librement inspiré du texte de Jacques Poitou publié sur http://j.poitou.free.fr/pro/html/typ/typ-intro.html (consulté en ligne le 16 janvier 2023) (cliquez ici pour accéder au site).
- Appliquez le style « Normal » à tout le document, puis mettez en forme le titre et le sous-titre.
- Modifiez le style Normal pour que son alignement soit « justifié ».
- Définissez les niveaux hiérarchiques des titres du document.
- Supprimez les paragraphes vides, et les mises en retrait du texte par des espaces multiples.
- Associez les énumérations du document à des listes à puces (un style peut être créé à cet effet).
- Modifiez le style « Titre 2 » et définissez l’espace avant et l’espace après le paragraphe à 12pt.
Cliquez-ici pour télécharger le fichier Typographie.docx
4.3 - Extraction de la table des matières
Une fois le document structuré, l’ensemble des niveaux de titres étant indiqués, nous allons pouvoir insérer une table des matières, par exemple à la fin du document.
Le premier menu local « Table des matières » de l’onglet « Références » de Microsoft Word permet de choisir le style de sa table des matières parmi des styles classiques, ou permet de personnaliser ses choix, notamment en modifiant le nombre de niveaux hiérarchiques que l’on souhaite faire apparaître.
- Choisissez une table des matières « classique », en collectant trois niveaux hiérarchiques de titres dans votre document.
- Déposez le fichier mis en forme sur la plate-forme de cours pour valider cette activité.
4.4 - Correction de l’activité
La vidéo ci-dessous illustre le mode opératoire de structuration du document, puis d’extraction de sa table des matières.
Démonstration : Table des matières - Vidéo avec voix-off
5 - Connaissances acquises
À l'issue de cette séance, vous devez avoir intégré les connaissances suivantes pour préparer l’évaluation :
- Notion de style et de feuille de style
- Utilisation d’un style existant, en passant par la galerie des styles ou le volet des styles
- Modification d’un style existant
- Création d’un nouveau style
- Distinction entre les types de styles « paragraphes », « caractères » ou « liés »
- Structuration et niveaux hiérarchiques des titres du document
- Création d’une table des matières
5.1 - Pour aller plus loin
- Éviter des lignes veuves et orphelines
- Création de raccourcis afin d’appliquer un style rapidement
- Rechercher et remplacer afin d’appliquer des styles, niveau avancé (utiliser un préfixe/mot afin d’appliquer un style)
- Utilisation du mode plan pour structurer plus vite un document.
5.2 - Compétences PIX associées
- Domaine 3, compétence 3.1 : développer des documents textuels
- Produire des documents à contenu majoritairement textuel, pour communiquer des idées, rendre compte et valoriser ses travaux, avec des logiciels de traitement de texte.
- Applications d'édition de documents textuels ; Structure et séparation forme et contenu ; Interopérabilité ; Ergonomie et réutilisabilité du document ; Accessibilité
La conception de ce cours a bénéficié d'un financement de :




