Séance 4 - MISE EN PAGE D'UN DOCUMENT

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Auteur : Iuliia Tkachenko.

1 - Avant de commencer

Comme dans les séances qui précèdent, vous serez invité à travailler sur des fichiers téléchargés à partir de la plateforme pour réaliser des exercices de cette séance. Nous vous conseillons d’enregistrer votre fichier dans un endroit que vous saurez retrouver avant de commencer votre travail. Par exemple, le dossier « Bureau » ou « Document ».

Il est aussi recommandé de choisir un nom de fichier qui permette d’identifier son auteur et son contenu facilement. Par exemple, vous pouvez adopter le nom suivant pour le fichier à rendre pour l’exercice 1 de cette séance de cours de TIC : « TIC_S4_votrenom_votreprenom_exo1.docx ».

2 - Introduction

Pour un document simple qui ne comporte pas beaucoup de pages, la mise en page manuelle peut être suffisante. Cependant, pour un document long, il est préférable de réaliser la mise en forme en une seule fois, quand la totalité du texte a été saisie.

Il existe en général trois types de mise en forme dans un document :

• La mise en forme des caractères (gras, italique, souligné, etc.),
• La mise en forme des paragraphes (alignement, retrait, interligne, etc.),
• La mise en forme de la page qui s’applique habituellement au document en entier (marges, taille du papier, orientation, etc.).

Les deux premiers types de mise en forme ont été abordés pendant les séances précédentes. Pendant cette séance nous étudierons les principaux éléments de mise en page d’un document textuel. En particulier, nous aborderons les sujets suivants :

• L’intérêt de la décomposition d’un document en plusieurs sections.
• La définition des marges dans un document.
• La notion d’orientation de pages.
• La création d’un texte ayant plusieurs colonnes.
• La définition d’un en-tête et d’un pied de page.
• La notion de tabulation.

Quand nous avons besoin de faire varier les paramètres de mise en forme de la page au sein d’un même document, on est obligé de découper le document en plusieurs sections. Après cette opération, la mise en forme de chaque section peut être réalisée indépendamment.

Figure 1 : Sauts de section dans le menu de saut de page de Microsoft Word

Dans le menu « Saut de page », on trouve plusieurs options regroupées sous le titre « Saut de section ». Les deux qui nous intéressent durant cette séance sont :

1. L’option « Page suivante » permet de créer une section qui commence à la page d’après (un saut de page est ajouté dans le document).
2. L’option « Continu » permet de créer une section qui commence à l’intérieur de la page.

Après l’insertion du saut de section, les modifications opérées sous le saut de section, n’auront pas d’impact sur ce qui est au-dessus du saut de section et réciproquement.

Pour obtenir une section d’un document (avec un début et une fin) qui a ses propres propriétés de mise en page, on aura besoin de deux sauts de section : un au début pour marquer le début de la section, et un à la fin pour marquer le retour à la section normale.

4 - Notion de tabulation

Il est parfois nécessaire d’aligner une partie de texte à gauche et une autre partie à droite comme cela est illustré dans l’exemple de la Figure 2.

Figure 2 : Illustration d'utilisation des tabulations

Comme vous le savez, il est impossible d’utiliser les commandes d'alignement de paragraphes pour aligner de manière différente deux parties du texte figurant sur la même ligne (par exemple, une zone du texte centré et une zone du texte aligné à gauche, ou une zone du texte alignée à gauche et une autre alignée à droite). Pour ce type de disposition du texte, il est obligatoire d'utiliser des tabulations.

Nous allons utiliser la règle du document pour définir un taquet de tabulation. Si la règle n'est pas affichée en haut de votre document (voir la Figure 3– 1), vous pouvez l’activer en utilisant l’onglet « Affichage » et cocher la case « Règle » pour l'afficher (voir la Figure 3– 2).

Figure 3 : Illustration de la règle du document et de la zone de sélection de Tabulation

Il existe cinq types de tabulation (ou taquet de tabulation) :

	Une tabulation gauche définit l'extrémité gauche de la ligne de texte. Le texte s’aligne à gauche.
	Une tabulation centrale définit la position au milieu de la ligne de texte. Le texte se centre sur cette position
	Une tabulation droite définit l’extrémité droite de la ligne de texte. Le texte s’aligne à droite.
	Une tabulation décimale aligne les nombres autour d'une virgule. Sans égard au nombre de chiffres, la virgule reste dans la même position.
	Une tabulation barre ne positionnait pas le texte. Elle insère une barre verticale à l’emplacement du taquet. La tabulation barre est ajoutée au texte dès que vous cliquez sur la règle. Si vous ne fermez pas la barre de tabulation avant d'imprimer votre document, la ligne verticale est imprimée.

Pour sélectionner le type de tabulation, il suffit de cliquer à l'extrémité gauche de la règle horizontale (voir la Figure 3 – 3). Chaque clic modifie l’icône, et vous pouvez sélectionner le type de tabulation souhaité. Dès que vous avez sélectionné le type de tabulation, vous pouvez l’insérer. Pour cela, cliquez ou appuyez sur le bas de la règle horizontale à l'endroit où vous souhaitez définir une tabulation. Sur la Figure 3 la tabulation droite est défini à 15 cm.

Pour passer d’une zone de texte vers une autre définie par la tabulation, il faut utiliser la touche « Tab » du clavier (voir exemple de touche « Tabulation » de diffèrent claviers dans la Figure 4).

Figure 4 : Les touches Tabulation dans les claviers différents

Vous pouvez déplacer les tabulations définies dans la règle. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’icône de tabulation sur la règle et les faire bouger grâce à la souris.

Il est possible de modifier des paramètres de tabulations. Pour accéder au menu illustré à la Figure 5, vous devez effectuer un double clic sur l’icône qui représente la tabulation dans la règle du document.

Si vous avez besoin d’ajouter des points entre les deux zones de texte (comme cela est illustré à la Figure 2), il faut choisir le taquet avant lequel vous voulez ajouter des points et cocher le type de points souhaité (traits, points, lignes). Sur la Figure 5, l’option « point » est sélectionnée, cela permet d’obtenir la liste des étudiants illustrée à la Figure 2.

Figure 5 : Menu permettant de définir ou de modifier des taquets de tabulation

Pour supprimer la tabulation définie dans la règle, faites glisser cette tabulation vers le bas en dehors de la règle (ou cliquez sur l’option « Effacer tout »).

Toutes les étapes décrites précédemment sont illustrées dans la vidéo :

Cette vidéo n'est pas diffusée ici ses droits étant réservés

5 - Marges d'un document

Certains paramètres de mise en page ont une influence sur d'autres éléments de la mise en page. Par exemple, la taille des marges de votre document doit prendre en compte les paramètres de l'en-tête et du pied de page car si les marges sont trop étroites, le texte de l'en-tête ou du pied de page peut déborder sur le texte du document.

Par défaut dans Word, la taille des marges de chaque page est d’un pouce (2,54 cm). Il est possible, par exemple, de personnaliser ou de choisir des paramètres de marge prédéfinis, de définir des marges différentes pour les pages paires et impaires, de prévoir un espace de marge supplémentaire pour permettre la reliure du document et de modifier la taille des marges.

L'onglet « Mise en page » permet de définir tous les paramètres de la mise en page d’un document qui peuvent avoir un impact sur les en-têtes et les pieds de page (voir la Figure 6).

Figure 6 : L'onglet Mise en page sous Microsoft Word

Dans le menu « Marges » (voir la Figure 7) vous avez un certain nombre d’options de marges prédéfinies par Microsoft Word.

Figure 7 : Les options du menu Marges

Si aucune de ces options ne vous convient, vous pouvez définir des « Marges personnalisées » (voir la Figure 8). Si vous sélectionnez l’option « Marges personnalisées », la fenêtre qui s’ouvre permet de définir vos propres marges.

Figure 8 : L'option Marges personnalisées permet de définir vos propres marges.

La Vidéo 1 illustre le changement de marges personnalisées :

Vidéo 1 : Changer les marges d'un document - Vidéo avec musique

Source de la vidéo 1 : https://support.microsoft.com/fr-fr/office/changer-les-marges-da21a474-99d8-4e54-b12d-a8a14ea7ce02 (cliquez ici pour accéder à la source de la vidéo)

6 - Orientation des pages d'un document

Il existe deux orientations possibles pour une page :

• Le mode portrait (plus haut que large) est utilisé le plus souvent et préféré pour les textes (voir Figure 9.a)
• Le mode paysage (plus large que haut) est utilisé le plus souvent pour les images, tableaux ou graphiques (voir Figure 9.b.

Figure 9 : Deux orientations de pages possibles

6.1. Changer l’orientation des pages du document entier

Vous pouvez changer l’orientation de toutes les pages du document en sélectionnant l’onglet « Mise en page », puis dans le menu « Orientation » choisir l’orientation souhaitée (voir la Figure 10).

Figure 10 : Changement d'orientation des pages du document

6.2. Changer l’orientation pour certaines pages seulement

Si vous avez besoin de changer l’orientation des certaines pages seulement, il faut utiliser le principe des sections (notion introduite dans la Section : Sections d’un document).

Attention : afin d’avoir des sections avec des mises en pages différentes, il faut que ces sections soient créées par l’option « Sauts de section » -> « Page suivante » du menu « Sauts de page ».  

Pour changer l’orientation de certaines pages seulement, suivez les étapes suivantes:

1. Délimitez le début et la fin de la section en choisissant l’option «Page suivante» parmi les «Sauts de section» dans le menu des «Sauts de page» (voir la Figure 1).
2. Quand la section est délimitée, modifiez l’orientation des pages de la section uniquement en utilisant le menu «Orientation» de l’onglet «Mise en page» (voir la Figure 10): mettez le curseur dans la section délimitée (après le saut de section qui la commence), choisissez l’orientation de la page dans le menu dédié («Orientation» de l’onglet «Mise en page»).

Vous pouvez visualiser la Vidéo 2 pour voir comment procéder dans les deux scenarios décrits:

Vidéo 2 : Modifier l’orientation de page en Paysage ou Portrait - Vidéo avec voix-off

Source de la vidéo 2 : https://support.microsoft.com/fr-fr/office/modifier-l-orientation-de-page-en-paysage-ou-portrait-9b5ac1af-9998-4a37-962b-a82b689572a9 (cliquez ici pour accéder à la source de la vidéo)

7 - Texte en plusieurs colonnes

Nous allons également utiliser les sections pour mettre en forme une partie du texte en plusieurs colonnes.

Pour passer une partie d’un texte en plusieurs colonnes, il faut effectuer les étapes suivantes :

1. Marquez la zone du texte à mettre en plusieurs colonnes en délimitant une section (début et fin de la zone).
2. Appliquez la mise en forme voulue (le texte en colonnes multiples) à la section délimitée.

Nous détaillons chaque étape ci-dessous.

Étape 1. Marquer la zone du texte

Créez deux sauts de section « Continus » (voir la Figure 1). L’un, au début de la zone à mettre en colonnes. L’autre, à la fin de la zone à mettre en plusieurs colonnes. Grace à ces deux sauts de section « Continus », une zone du texte sera délimitée (entre les deux sauts de section) si bien que l’on peut modifier les caractéristiques de cette zone du texte.

Étape 2. Mettre la section en colonnes

Placez le curseur dans cette zone du texte (délimitée par deux sauts de section), puis choisissez le nombre de colonnes désiré dans le menu « Colonne » dans l’onglet « Mise en page » (voir la Figure 11).

Figure 11 : Menu de mise en forme des colonnes dans lequel choisir la mise en forme de la section.

8 - En-tête et pied de pages

Comme vous l’avez vu à la première séance, on appelle en-tête les lignes situées au-dessus du texte qui se retrouvent sur toutes les pages du document. On appelle pied de page les lignes situées au-dessous du texte qui se retrouvent sur toutes les pages du document.

Ces deux zones du texte peuvent contenir plusieurs types d'informations, comme le numéro de la page, le titre du document, le nom de l'auteur, le titre de la section ou du chapitre, la date d'impression du document, etc.

8.1 Insérer un en-tête ou un pied de page

Pour insérer un en-tête ou un pied de page, il faut se rendre dans le menu « En-tête » ou « Pied de page » de l’onglet « Insertion » (voir la Figure 12).

Figure 12 : Les menus En-tête ou Pied de page de l’onglet Insertion

Vous pouvez choisir le style d’en-tête (ou de pied de page) que vous souhaitez utiliser dans la liste des en-têtes prédéfinis (voir la Figure 13), puis vous pouvez modifier le texte d’en-tête (ou de pied de page).

Figure 13 : Les en-têtes prédéfinis

La Vidéo 3 illustre le processus d’insertion d’en-tête :

Vidéo 3 : Insérer un en-tête ou un pied de page - Vidéo avec voix-off

Source de la vidéo 3 :  https://support.microsoft.com/fr-fr/office/ins%C3%A9rer-un-en-t%C3%AAte-ou-un-pied-de-page-b87ee4df-abc1-41f8-995b-b39f6d99c7ed (cliquez ici pour accéder à la source de la vidéo)

8.2 Ajoutez ou modifiez du texte pour l’en-tête ou le pied de page.

Vous pouvez modifier un en-tête ou un pied de page déjà créé en utilisant l’onglet «En-tête et pied de page». Pour cela il faut double-cliquer dans la zone d’en-tête ou de pied de page. Ensuite vous pouvez sélectionner ou supprimer le texte souhaité.

Figure 14 : L'onglet En-tête et pied de page

Quand vous avez fini la mise en forme d’un en-tête et d’un pied de page, sélectionnez «Fermer l’en-tête et le pied de page» ou appuyez sur «Échap» pour quitter cet onglet (voir la Figure 14).

9 - Connaissances acquises

À l'issue de cette séance, vous devez avoir intégré les connaissances suivantes pour préparer l’évaluation :

• Décomposer un document en plusieurs sections.
• Insérer des taquets de tabulation.
• Modifier les marges d’un document.
• Changer l’orientation d’un document ou d’un certain nombre de pages d’un document.
• Mettre un texte en plusieurs colonnes.
• Modifier un en-tête et un pied de page d’un document.

9.1 Pour aller plus loin

• Centrer des éléments en pied de page.
• Ajouter des notes de bas de page.

9.2 Compétences PIX associées

• Mise en page d'un texte: connaître et utiliser les paramètres de mise en page d'un document textuel (orientation, marges).
• En-tête et pied de page: identifier et manipuler en-tête et pied de page.

La conception de ce cours a bénéficié d'un financement de :