Séance 3 - TRAITEMENT DE TEXTE - MISE EN FORME AUTOMATIQUE (2/2) ET FORMATS DE FICHIERS

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Auteur : Serge Miguet.

1 - Introduction

Cette séance a pour objectif de poursuivre l’étude des fonctionnalités avancées des logiciels de traitement de texte, et en particulier de Microsoft Word. En particulier, seront présentés :

• La numérotation automatique des titres
• L’insertion automatique des numéros de pages
• L’insertion de légendes et la création de renvois
• La création d’une table des illustrations
• La vérification de l’accessibilité d’un document
• L’aperçu avant impression et l’export en PDF
• Les formats de diffusion et d’interopérabilité des documents

2 - Mise en forme automatique

Lors du cours précédent, vous avez appris comment les styles permettaient d’automatiser la mise en forme de certains paragraphes ou passages de textes, en vous faisant gagner beaucoup de temps et d’efficacité dans la gestion de l’apparence et de la structuration de vos documents. La séance d’aujourd’hui va introduire de nouvelles automatisations, et vous faire encore gagner en efficacité dans la gestion de vos documents longs.

2.1 - Numérotation automatique des titres

Nous avons vu lors de la dernière séance que les titres, les sous-titres, les sous-sous-titres (et ainsi de suite) d’un document pouvaient être associées à un niveau hiérarchique, compris entre 1 et 9. Des styles intitulés Titre 1, Titre 2… Titre 9 correspondent par défaut à ces niveaux hiérarchiques. Nous avons vu comment ces niveaux de titre pouvaient être utilisés pour automatiser la création d’une table des matières.

Nous allons voir aujourd’hui que ces titres peuvent être automatiquement numérotés. Ainsi, l’ajout ou la suppression d’un titre au milieu d’un document en cours de rédaction, ne nécessitera pas la renumérotation manuelle de tous les titres qui suivent le titre modifié. La numérotation peut utiliser des chiffres latins (1, 2, 3, 4…) ou des lettres majuscules (A, B, C, D…) ou minuscules (a, b, c, d…) mais également des chiffres romains en majuscules (I, II, III, IV, …) ou en minuscules (i, ii, iii, iv…).

  Les titres peuvent également être numérotés de façon hiérarchique. Les sous-parties de la partie 1 seront alors numérotées 1.1 puis 1.2 et 1.3 et ainsi de suite. Les sous-sous-parties de la sous-partie 1.3 seront alors numérotées 1.3.1 puis 1.3.2, et ainsi de suite.

Figure 1: la bibliothèque de numérotations (à gauche) et la bibliothèque de listes à plusieurs niveaux (à droite)

2.2 - Insertion des numéros de page

Dès que l’on produit des textes longs, il est important de pouvoir numéroter automatiquement les pages de son document. Il serait extrêmement fastidieux d’avoir à maintenir manuellement des numéros de page successifs dans un texte en cours d’écriture, dans lequel des paragraphes sont susceptibles d’être ajoutés, supprimés ou déplacés.

Nous allons présenter une procédure simplifiée, suffisante pour de nombreux cas de figure, et une procédure manuelle, un peu plus complexe à mettre en œuvre, mais offrant des possibilités plus élaborées.

2.2.1 - Mise en forme automatique

La procédure simplifiée pour inclure des numéros de pages aux emplacements les plus habituels est décrite ci-dessous:

• Sélectionnez l’onglet «Insertion»
• Dans le groupe d’outils «En-tête et pied de page», déroulez le menu «Numéro de page», et choisissez le premier item «Numéro de page». La boîte de dialogue de la Figure 2 apparaît.


Figure 2 : boîte de dialogue «Numéros de page»


• Choisissez la zone (en-tête ou pied de page) dans laquelle vous désirez insérer le numéro de page, puis l’alignement du numéro de page à l’intérieur de la zone choisie.

Dans les choix d’alignement figurent les options «Gauche», «Centré» ou «Droite», qui insèrent les numéros de page à l’emplacement choisi, à l’identique sur chaque page. Les deux derniers choix «Intérieur» ou «Extérieur» permettent de gérer les impressions recto-verso. Une fois l’ouvrage imprimé et relié, le choix «Extérieur» place les numéros de page à droite des pages de droite (impaires), et à gauche des pages de gauche (paires). Au contraire, le choix «Intérieur» place les numéros de page à proximité de la reliure, c’est-à-dire à gauche des pages de droite, et à droite des pages de gauche.

La suppression des numéros de page insérés à l’aide de cette procédure simplifiée se fait également grâce au menu «Numéro de page», en choisissant le troisième item «Supprimer les numéros de page».

2.2.2 - Mise en forme manuelle à l’aide de champs

Pour des positionnements ou des mises en forme plus élaborés Word donne la possibilité au concepteur d’insérer à n’importe quel endroit du document (y compris dans l’en-tête ou le pied de page, mais également dans le corps du texte), des informations sur le document, sous la forme de champs. Le numéro de page fait partie de ces champs, mais de très nombreuses autres informations dynamiques peuvent être insérées de la même manière. A titre d’exemple, le nombre de pages du document (ou de la section courante), peut être inséré grâce à un champ:

• Sélectionnez l’onglet «Insertion»
• Dans le groupe d’outils «Texte», cliquez le bouton «champ». La boîte de dialogue «Champ» de la Figure 3 apparaît.
• Dans la première colonne, choisissez la catégorie «Numérotation» et dans la deuxième colonne, le nom de champ «PagesDeSection».

Figure 3 : la boîte de dialogue «Champ».

Après validation, le nombre total de pages de votre document est ajouté au niveau du point d’insertion (le cours n’a pas encore abordé la notion de section, mais pour l’instant, les documents n’ont qu’une seule section, le nombre de pages du document coïncide donc avec le nombre de pages de la section).

2.3 - Insertion de légendes et création de renvois

Les documents ne sont pas composés que de textes. Ils incluent également des figures, des tableaux, parfois des équations pour les documents scientifiques, ou tout autre intitulé, qui pourra être personnalisé. A l’instar des titres du document, ces éléments peuvent être automatiquement numérotés, pour pouvoir plus facilement être retrouvés, et pour pouvoir être référencés dans le texte. L’ajout ou la suppression d’un élément ne doit pas remettre en cause les références qui sont faites à cet élément. Ainsi, si une page contient trois figures numérotées Figure 8, Figure 9 et Figure 10, le texte pourra citer le contenu de l’une d’entre elles en invoquant son numéro « la Figure 8 montre la croissance du PIB par habitant en Europe » par exemple. Si par la suite la Figure 3 du document est supprimée, le nouveau numéro de la Figure 8 devient Figure 7, et le texte qui y faisait référence risque d’être compromis si un mécanisme adapté n’était pas mis en place. C’est dans ce but qu’ont été créés les Légendes et les Renvois.

Pour chaque type d’élément numéroté, on utilise un « Texte » distinctif (par exemple, le mot « Figure »). On peut ensuite insérer une légende pour chaque Figure, qui sera alors automatiquement numérotée. Dans le texte, au lieu de taper le numéro de la figure auquel on veut faire référence on insère un renvoi vers ce numéro de figure. Ce renvoi est dynamiquement lié à la légende auquel il se réfère, et si le numéro de légende est modifié, le renvoi est automatiquement modifié.

Les légendes et les renvois se créent grâce à des boutons de l’onglet « Références », dans un groupe d’outils intitulé « Légendes ». La création d’une nouvelle légende, associée à une catégorie donnée, se fait grâce au bouton « Insérer une légende ». Une fois la légende créée, l’insertion d’une référence à cette légende se fait grâce au bouton Renvoi. On choisit alors la catégorie à laquelle appartient la légende, puis on désigne l’élément numéroté vers lequel on fait un renvoi. Le texte qui est inséré peut se limiter au nom de la catégorie et au numéro de la légende, ou inclure également la légende elle-même qui sera reprise in extenso dans le renvoi.

2.4 - Création d'une table des illustrations

Un autre intérêt des légendes est de pouvoir automatiquement créer ce que l’on appelle une table des illustrations, qui fonctionne un peu de la même manière que la table des matières. Dès que des légendes ont été insérées dans le texte, pour une catégorie donnée, une table des illustrations de cette catégorie pourra être calculée et insérée dans le document, en quelques clics seulement. Le bouton correspondant se trouve lui aussi dans le groupe d’outils « Légendes » du bandeau « Références ».

3 - Formats de fichiers

Cette dernière partie du cours est consacrée à des considérations sur les formats de fichiers utilisés par les logiciels de traitement de texte, pour en faciliter l’accessibilité, la diffusion, la réutilisation et l’interopérabilité.

3.1 - Vérification de l’accessibilité d’un document

Plusieurs lois ont été adoptées en France et à l’International, pour favoriser l’accessibilité des documents numériques. Il s’agit d’offrir à toute personne, notamment les personnes en situation de handicap cognitif, visuel ou auditif, la possibilité de pouvoir percevoir et utiliser ces documents.

Microsoft Word dispose d’un outil permettant de vérifier l’accessibilité de votre document à la demande, ou au fur et à mesure de sa rédaction. La barre d’état, tout en bas de la fenêtre du logiciel, inclut un pictogramme et un statut indiquant si l’outil a des recommandations à vous faire concernant l’accessibilité de votre document (voir Figure 4).

Figure 4 : statut actuel de l'accessibilité du document. Des suggestions sont disponibles (à gauche). Votre document est accessible (à droite).

Le volet «Vérificateur d’Accessibilité» peut être ouvert par un clic sur le pictogramme, ou dans l’onglet «Révision», par un clic sur le bouton «Vérification de l’accessibilité».

Word vérifie par exemple que les images ou les illustrations que vous avez insérées dans votre document comportent une description textuelle, intitulée «texte de remplacement». L’idée est de permettre à une personne aveugle ou mal-voyante, qui accède au document à l’aide d’un lecteur d’écran, de pouvoir obtenir une description de l’image en une ou deux phrases. Le concepteur du document a également la possibilité d’indiquer que l’image n’a qu’une fonction décorative. Grâce aux progrès de l’Intelligence Artificielle, le logiciel peut parfois vous suggérer lui-même un texte de remplacement, que vous n’aurez alors qu’à valider.

D’autres types de vérification intégrées à Word, concernent l’utilisation de couleurs peu contrastées dans vos documents textuels, (et donc peu lisibles pour une personne mal voyante), ou encore la disposition des cellules dans les tableaux qui doit rester simple pour être accessible.